EEI Harici Şikayet Prosedürü

İrlanda İngilizce Eğitimi
Bağımsız Şikâyet İnceleme Prosedürü
Sürüm 2.0 | Haziran 2026

1. Amaç

EEI, tüm EEI üye kurumlarının erişebileceği bağımsız bir şikayet inceleme mekanizması sağlar. Bu mekanizma, TrustEd Ireland ELE Uygulama Kodu 6.8(a) ve 8.6(b) Kriterleri ile EEI yönetişim standartlarına uyumu destekler. İç şikayet prosedürlerinin çözüme ulaşamadığı durumlarda şikayetçilerin standartlara uyum konusunda bağımsız bir incelemeye erişebilmesini sağlar.

2. Kapsam

Bu mekanizma şunlar için kullanılabilir:

• EEI üye kurumlarına kayıtlı tüm öğrenciler, kabul edilmiş ancak henüz programlarına başlamamış olanlar da dahil olmak üzere (gelmeden önce kayıt yaptıran öğrenciler)
• EEI üyesi kurumlar tarafından istihdam edilen tüm personel

Şikayetin TrustEd Ireland yetkili sağlayıcısıyla ilgili olduğu durumlarda, inceleme ilgili TrustEd Ireland standartlarına uygunluğu değerlendirecektir. Şikayetin TrustEd yetkili sağlayıcısı olmayan bir üye ile ilgili olduğu durumlarda ise inceleme, EEI'nin Davranış Kurallarına, Sözleşmesine ve yayınlanan diğer kalite standartlarına uygunluğu değerlendirecektir.

EEI’nin incelemesi, standartlara uygunlukla sınırlıdır. Bu mekanizma aşağıdaki konularda karar vermez:

• Akademik sonuçlar
• Konaklama uyuşmazlıkları
• Vize veya göçmenlik işleri
• İş uyuşmazlıkları (aşağıdaki Madde 10'a tabidir)
• Yasal organların incelemesi altında olan konular

EEI, esaslı standartlara uyum sorunları içeren şikayetlere öncelik verme ve kapsam dışı olan, ciddiyetsiz (asılsız), kanıtlarla desteklenmeyen veya daha önceden karara bağlanmış şikayetleri reddetme hakkını saklı tutar.

3. İç Prosedürün Tüketilmesi

EEI, yalnızca üye kurumun iç şikayet prosedürünün tamamlandığı ve sonucuna dair kanıt sunulan şikayetleri değerlendirecektir. Şikayet sahipleri, kurumun nihai yanıtına ilişkin yazılı teyidi eklemelidir.

4. Kabul Edilebilirlik İncelemesi

Eksiksiz doldurulmuş bir şikayet formunun alınmasının ardından EEI, alındığını onaylayacak ve şikayetin kapsam dahilinde olduğunu ve ilgili standartlara olası uyumsuzlukla ilgili güvenilir bir iddia öne sürdüğünü doğrulamak için bir kabul edilebilirlik incelemesi gerçekleştirecektir.

EEI, şikâyetin kabul edilebilirliğine ilişkin kararı şikâyet sahibine yazılı olarak bildirecek; şikâyetin reddedilmesi durumunda ise kararın gerekçelerini de bu bildirime dahil edecektir.

5. Sağlayıcı Yanıtı

Bir şikayetin kabul edilebilir olduğu durumlarda, yazılı yanıt verilmesi amacıyla üye kuruma iletilir. EEI, uygun olduğu hallerde açıklığa kavuşturulmasını veya resmi olmayan bir çözüm bulunmasını kolaylaştırabilir.

6. Bağımsız Dış Değerlendirme

Şikâyetin çözüme kavuşturulamaması ve esaslı bir standartlar sorunu devam etmesi durumunda, konu Bağımsız bir Dış Değerlendiriciye havale edilebilir.

7. Dış İncelemecilerin Atanması

EEI, her vaka bazında atanan bağımsız Dış Değerlendiricilerden oluşan bir panel bulundurur. Her değerlendirici şunları yapmalıdır:

• Atamadan önce her türlü çıkar çatışmasını beyan edin
• EEI yönetimi ve Yönetim Kurulu’ndan bağımsız olarak faaliyet göstermek

8. Dış Değerlendirme Süreci

Dış Değerlendirici, her iki tarafın sunduğu belgeleri inceleyecek ve ilgili standartlara uygunluk konusunda yazılı bulgularını sunacaktır. Değerlendirici, tazminat ödemesi yapmaz veya yasal uyuşmazlık çözüm mekanizmalarının yerini almaz. Bulgular, EEI çerçevesi içinde nihai niteliktedir.

9. Öğrenci İadeleri

Bir sağlayıcının yayınlanmış iade politikasına veya ILEP Düzenlemelerinde ve geçerli olduğu durumlarda TrustEd Ireland standartlarında belirtilen özel iade yükümlülüklerine uymaması, bir standart ihlali teşkil eder. EEI, bu tür ihlalleri incelemesinin bir parçası olarak değerlendirebilir ve değerlendirecektir.

ILEP listesinde yer alan sağlayıcılara uygulanan temel para iadesi yükümlülükleri, İngilizce Dil Programlarına Uygulanan ILEP Düzenlemelerinin (Mart 2025'te güncellenmiştir) 4(12)(a) ve 5A Bölümlerinde belirtilmiştir ve şunları içermektedir:

• Hizmet sağlayıcıların, programın başlamasından önce, başlamasından kısa bir süre sonra ve program süresince yapılan iptalleri kapsayan, kamuya açık ve yazılı bir iade politikası bulunmalıdır.
• İade talebinin alınmasından iadenin gerçekleştirilmesine kadar geçen süre en fazla iki ay olmalıdır.
• Sağlayıcı tarafından alıkonulan tüm idari ücretler adil, orantılı ve satın alma işleminden önce öğrenciye bildirilmiş olmalıdır.
• Vize başvurusundan önce ödenen ücretler bir emanet veya koruma altına alınmış (ring-fenced) bir hesapta tutulmalıdır. Vizenin reddedilmesi durumunda, ücretler (önceden belirtilen herhangi bir işlem ücreti düşüldükten sonra), reddin sağlayıcıya bildirildiği tarihten itibaren 20 iş günü içinde iade edilmelidir.

Şikayetçinin bir sağlayıcının yukarıdakilerden herhangi birine uymadığını iddia ettiği durumlarda EEI bunu kapsam dahilinde potansiyel bir standart meselesi olarak ele alacaktır. EEI'nin bulguları, sağlayıcının yayınlanmış politikasını veya ILEP yükümlülüklerini ihlal ettiğine dair bir tespiti içerebilir.

Ayrı ancak ilgili bir diğer şikayet gerekçesi, bir sağlayıcının gerekli standartları karşılayan yayınlanmış bir iade politikasına sahip olmasına rağmen bunu uygulamada izlemediği durumlardır. Sağlayıcının kendi belirttiği iade prosedürlerine uymadığını kanıtlayabilen bir şikayetçi, söz konusu ticari tutardan bağımsız olarak, bu programın kapsamına giren meşru bir standart şikayetine sahiptir.

Bir hizmet sağlayıcının TrustEd Ireland yetkilendirmesine sahip olması durumunda, ücretler, iptaller, geri ödemeler ve vize reddi prosedürlerine ilişkin açık ve doğru şart ve koşulların yayınlanması zorunluluğu, Uluslararası Öğrencilere Yönelik İngilizce Dil Eğitimi Programlarının Sunulmasına İlişkin QQI Uygulama Kuralları’nın 10.1(e) maddesinde belirtilmiştir. EEI, uygun olduğu durumlarda ILEP yükümlülüklerine ek olarak bu standarda uygunluğu da değerlendirecektir.

10. Personel Şikayetleri

Bu mekanizma aracılığıyla işleme konulan personel şikayetleri, işyeri davranışı ve personel refahına ilişkin EEI ve TrustEd Ireland standartlarına göre değerlendirilir. Personel şikayetçilere ayrıca, iş ilişkisine uygulanabilir ilkeleri ortaya koyan İşyeri İlişkileri Komisyonu Şikayet ve Disiplin Prosedürleri Uygulama Koduna başvurmaları tavsiye edilir.

WRC Şikayet ve Disiplin Prosedürleri Uygulama Kuralları:
https://www.workplacerelations.ie/en/what_you_should_know/codes_practice/cop3/

11. İşlem Zaman Çizelgeleri

Eksiksiz olarak doldurulmuş şikayet formunun alınmasından itibaren aşağıdaki süreler geçerlidir:

EEI, kaçınılmaz gecikmeleri ve revize edilen beklenen zaman çerçevesini her iki tarafa da bildirecektir.

12. Maliyetler

Dış İncelemeciler duruma göre atanır. Uysuzluk tespit edildiği durumlarda inceleme masrafını sağlayıcı üstlenir. Şikayetin haklı bulunmadığı durumlarda ise inceleme masrafını EEI üstlenir. Bu model, 12 aylık faaliyet süresinin ardından gözden geçirilecektir.

13. Yıllık Değerlendirme

Bu prosedür, orantılılığı, sürdürülebilirliği ve TrustEd Ireland ile EEI yönetişim gereklilikleriyle uyumu sağlamak amacıyla yılda bir kez gözden geçirilecektir.